Artykuły

W polskiej rzeczywistości bardzo silnie rozwijają się firmy handlowo- dystrybucyjne. Nowoczesna gospodarka wymaga od takich przedsiębiorstw umiejętności sprostania wygórowanym oczekiwaniom odbiorców biznesowych i indywidualnych, nadążania nad zmieniającym się prawem i rzeczywistością gospodarczą, dotrzymania kroku w wykorzystaniu nowych technologii, z jednoczesnym zabezpieczeniem własnych interesów w sytuacji np. nagłych zmian kursowych czy zmian koniunktury.

W poniższej pracy pokażę w jaki sposób system Gardens wspomaga strategiczne zarządzanie w obszarze Handlu w zakresie Zakupów, na przykładzie procesu zachodzącego w firmie dystrybucyjnej.

Poniżej przedstawiony przykład wsparcia strategicznego zarządzania, chodź pokazywany z perspektywy Zakupów, dotyka praktycznie  wszystkich modułów systemu. Dzięki temu, że jest to system zintegrowany, pozwala on w pełni na wykorzystanie informacji z wielu obszarów, co z kolei umożliwia uzyskanie przewagi konkurencyjnej.

Krótka charakterystyka systemu Gardens

System Gardens  jest  zintegrowanym środowiskiem rozwoju aplikacji (IDE). Został stworzony z myślą o tworzeniu i wdrażaniu aplikacji biznesowych.  Samo środowisko jest narzędziem upraszczającym wiele aspektów towarzyszących procesowi dostarczania, utrzymania i rozwoju rozwiązań informatycznych dla biznesu, są to m. in.:

1. projektowanie
2. prototypowanie
3. tworzenie
4. testowanie
5. dokumentowanie
6. wdrażanie

Wraz ze środowiskiem dostarczana jest standardowa logika biznesowa, będąca pełnoprawnym Zintegrowanym Systemem Informatycznym, o nazwie handlowej ERP EDEN. Głównymi składnikami systemu są:

• Finanse i księgowość (FS)
• Zarządzanie produkcją (MES)
• Zarządzanie magazynami wysokiego składu (WMS)
• Zarządzanie handlem (Trade)
• Zarządzanie relacjami i zdarzeniami (CRM)
• Zarządzanie projektami firm usługowych, serwis, zarządzanie inwestycjami (PM)
• Zarządzanie zasobami ludzkimi (HR)
• Zarządzanie siecią sklepów (SN)
• System sprzedaż mobilnej (MSS)
• Portal B2B

Każda konkretna implementacja systemu jest jego indywidualną wersją, zmodyfikowaną w procesie jego wdrożenia do charakterystycznych cech danego przedsiębiorstwa. Ponadto u podstaw systemu Gardens leży łatwość modyfikacji, tak więc wersja ta ewoluuje w czasie jego użytkowania i na bieżąco jest dostosowywana do zmieniającej się rzeczywistości gospodarczej, a przede wszystkim podąża za indywidualnym kierunkiem rozwoju danego przedsiębiorstwa. Unikalną cechą tego produktu jest to, że zmian w nim może dokonywać nie tylko wyspecjalizowany integrator systemów informatycznych, ale również Klient we własnym zakresie, poprzez swój wyszkolony personel. Właśnie ten fakt powoduje, że system Gardens jest unikalną propozycją na polskim rynku systemów dla przedsiębiorstw i często czynnikiem decydującym o wyborze.

Autorem i właścicielem systemu jest firma Gardens-Software sp. z o.o. z Poznania. System jest kierowany do małych i średnich przedsiębiorstw.

Przykłady Zarządzania w obszarze Zakupów w Gardens - ERP Eden

Głównymi zadaniami działu zakupów są:

• Szacowania zapotrzebowania na zapasy
• Tworzenie zamówień zakupu do dostawców
• Monitoring dostaw, ocena dostawców, kontrakty i budżetowanie zakupu
• Ścisła współpraca z działem sprzedaży
• Nadzór nad kartoteką zapasów

Każde z tych zadań ma swoje szczegółowe rozwinięcie w konkretnej firmie. Przykładowy proces zakupu zapasu przedstawia diagram (również stworzony w systemie Gardens)

Szacowanie zapotrzebowania

Podstawowym narzędziem do stworzenia zapotrzebowania w module Zakupów jest Arkusz Zapotrzebowania

Jest to narzędzie pozwalające  na szybkie i automatyczne stworzenie listy zapasów wraz z ilościami proponowanymi do zamówienia.  Arkusz zapotrzebowania jest indywidualny  dla każdego Kupca. Dyrektor działu zakupów ma wgląd we wszystkie aktualne Arkusze zapotrzebowania swoich pracowników w ten sposób może kontrolować i współuczestniczyć w procesie przygotowania zakupu.

Lista zapasów powstaje jako wynik analiz obrotu, która bierze pod uwagę:

• Przeszłe okresy sprzedaży ( z pominięciem przypadkowych odchyleń)
• Bieżące zamówienia od Klientów
• Zdefiniowane stany minimalne, maksymalne, stan bezpieczeństwa/optymalny
• Obecny trend sprzedaży
• Kontrakty i budżet Zakupu

Analizę stanu i potrzeb liściowych ułatwia możliwość weryfikacji historycznych stanów zapasu na tle poprzednich dostaw,

 jak również prognoza stanów magazynowych na przyszłość, biorąca pod uwagą bieżącą sprzedaż i najbliższe dostawy.

Tak przygotowana lista w Arkuszu zapotrzebowania jest przeglądana przez Kupca. Może ona być jeszcze ręcznie zmieniana.

Tworzenie zamówień zakupu do dostawców

Zamówienia zakupu są generowane automatycznie poprzez zatwierdzenie Arkusza zapotrzebowania. System grupuje zapasy danych dostawców i tworzy do nich skumulowane zamówienia zakupu. Weźmy jedno z nich:

Takie wstępne zamówienie zakupu jest dostarczone do Dostawcy i przez niego potwierdzone. Może ono być wydrukowane i przesłane do dostawcy, wystawione dla dostawcy w webowej wersji interfejsu systemu Gardens lub wprost z systemu wysłane do dostawcy mailem,

na którego odpowiedź będzie automatycznie zinterpretowana przez Gardens.

Dostawca potwierdzając zamówienie zgadza się na warunki cenowe, potwierdza zamawiane ilości oraz datę dostawy.

Monitoring dostaw, ocena dostawców

   W typowym procesie zakupu następuje fizyczna dostawa towaru. Dzięki zgromadzonym wcześniej informacjom, dział przyjęć w magazynie wie kiedy nastąpi dostawa i jak będzie duża. Weryfikuje dostarczone ilości, dokonuje również weryfikacji danych logistycznych jak i wstępnej weryfikacji jakościowej. Proces ten może odbywać się za pomocą mobilnych terminali z czytnikami kodów kreskowych. Informacje o ilościowej dostawie trafiają do systemowego kalendarza osoby odpowiedzialnej za ten zakup w  dziale zakupu

Kupiec wiąże przyjęty PZ  z przysłaną fakturą zakupu, aby przypisać danej dostawie rzeczywiste koszty. Może także wskazać dla danej dostawy koszty dodatkowe np. transport, fracht, opłaty celne, prowizje pośredników itp.

Po zamknięciu zamówienia, przechodzi ono do Archiwum zamówień, które jest podstawowym narzędziem oceny dostawcy. Analiza otrzymanych dostaw pokazuje Kupcowi czy dany kontrahent:

• przysyłał dostawy na czas,
• czy dostarczane ilości były zgodne z zamówieniem,
• czy cena na fakturze była identyczna jak potwierdzona w zamówieniu zakupu.

Ścisła współpraca za działem sprzedaży

Podczas potwierdzania system informuje Kupca o tym, że zmienia się bazowa cena produktu, ponieważ koszt przy bieżącej dostawie był inny niż poprzednio. W związku z tym narzędzie Arkusz propozycji zmiany cen przelicza wg aktualnych kosztów (ale również kursu waluty, jeśli jest to import) i proponuje zmianę. Kupiec może ją zaakceptować urealniając cenę tym samym utrzymując założoną marżę w obszarze sprzedaży.

Efektem przyjęcia dostawy jest również powiadomienie Sprzedawców o przyjęciu nowej dostawy (kalendarz systemowy). Jeśli dział sprzedaży zgłaszał wcześniej zapotrzebowanie (było zamówienie od Klienta) na przyjmowany właśnie towar, to odpowiednia ilość zostanie zarezerwowana tytułem tego zapotrzebowania, a odpowiedni sprzedawca dodatkowo poinformowany (kalendarz systemowy).

Podsumowanie

W tym krótkim opracowaniu wskazałem jakie udogodnienia w zarządzaniu strategicznym oferuje system Gardens w firmie handlowej w wycinku obszaru Zakupów.

Przedstawiłem część standardowej funkcjonalności, która powstała na bazie wieloletniego doświadczenia we wdrożeniach systemów ERP. Nie mniej jednak siłą systemu nie jest wcale gotowa funkcjonalność lecz gotowość do jej swobodnej modyfikacji pod potrzeby klienta i model, który zakłada permanentny rozwój i wzrost, skąd też wzięła się nazwa produktu: „Gardens".

Bartosz Kozłowski