Artykuły

Wybór systemu jest jednym z najważniejszych i najtrudniejszych etapów wdrożenia aplikacji ERP. Najlepszym rozwiązaniem, ułatwiającym to zadanie, jest wynajęcie firmy doradczej, która w profesjonalny sposób zanalizuje nasze potrzeby i określi parametry nowego systemu, lub być może nawet zaproponuje konkretne rozwiązanie. Takie podejście do problemu jest nadal na naszym rynku dość rzadko spotykane. Jest ono bardzo kosztowne i wymaga dużego zaufania do firmy doradczej. W Polsce nie ma jeszcze firm świadczących tego typu usługi. Ciągle czekamy na autorytety w tej dziedzinie.

Jeżeli firma chce samodzielnie dokonać wyboru systemu, najlepiej rozpocząć od powołania komitetu sterującego zespołem projektowym. Pierwszym zadaniem takiego komitetu powinno być określenie celu i zakresu wdrożenia, a więc listy procesów występujących w firmie, które obejmie  wdrożenie. Następnie należy wyznaczyć osoby odpowiedzialne za poszczególne obszary wdrożenia tzw. użytkowników kluczowych i powołać ich do zespołu wdrożeniowego. Zadaniem użytkowników kluczowych jest sprawdzenie i uszczegółowienie listy procesów objętych wdrożeniem. Dopiero na tym etapie można przejść do wyznaczania kryteriów wyboru systemu.

Należy zauważyć, że odpowiedni dobór kryteriów wyboru aplikacji ERP ma zasadniczy wpływ na ostateczną decyzję. Niestety nie istnieją żadne uniwersalne rozwiązania. Najlepiej  dobór kryteriów wyboru systemu przeprowadzić w dwóch krokach.

W pierwszym etapie należy określić jakim typem aplikacji ERP firma jest zainteresowana. W drugim następuje wybór konkretnej aplikacji i dostawcy.

Aktualnie najważniejszym kryterium podziału aplikacji ERP jest posiadanie własnego zintegrowanego środowiska rozwoju (IDE - Integrated Development Environment).  Systemy zamknięte (nie posiadające własnego IDE) są dostarczane w formie skompilowanej aplikacji. Są tańsze, a ich wdrożenie jest stosunkowo proste i ogranicza się zasadniczo do szkoleń i ustawień. Aplikacje dostarczane w tej formie są trudne do modyfikowania i dlatego przy ich wyborze kluczową rolę odgrywa funkcjonalność. Jeżeli przygotowana przez nas lista procesów nie pokrywa się z funkcjonalnością zamkniętej aplikacji ERP to należy z niej zrezygnować. Zastosowanie zamkniętych systemów ERP ograniczone jest do jednostek gospodarczych, w których występują typowe procesy gospodarcze (zazwyczaj są to niewielkie firmy).

W przypadku firm posiadających indywidualne rozwiązania procesów biznesowych, lub własny pomysł na realizację misji, należy wybrać aplikację ERP posiadającą własne IDE. Przykładami aplikacji posiadających nowoczesne i własne IDE są np. produkty linii Microsoft  Dynamics. Jedynym polskim produktem, należącym do tej grupy, jest aplikacja GARDENS firmy GARDENS-SOFTWARE.

Własne zintegrowane środowisko rozwoju pozwala aplikacji ERP elastycznie dostosować się do wymagań firmy. Modyfikacje i tworzenie nowej funkcjonalności są integralną częścią wdrożenia takiego systemu. Standardowa funkcjonalność systemów posiadających własne zintegrowane środowisko rozwoju jest w tym przypadku bazą do przygotowania unikalnego rozwiązania, idealnie dopasowanego do wymagań klienta. Taka elastyczność systemu całkowicie zmienia metodykę wdrożenia i kryteria wyboru systemu. Standardowa funkcjonalność nie jest już czynnikiem determinującym wybór. Można ją szybko i bezpiecznie, a co za tym idzie stosunkowo tanio, zmodyfikować lub rozszerzyć.

Podstawowym błędem przy wyborze systemu ERP z IDE jest stosowanie kryteriów właściwych dla aplikacji zamkniętych. Eliminowanie aplikacji z IDE, ze względu na braki w standardowej funkcjonalności, świadczy o braku kompetencji zespołu wdrożeniowego, ponieważ te braki stanowiące specyfikę klienta zostaną zaimplementowane dzięki platformie rozwoju. W tym przypadku właściwym kryterium jest ocena wydajności zintegrowanego środowiska rozwoju i doświadczenie dostawcy systemu. Przy weryfikacji systemu warto zapytać o referencje oraz stosowaną metodykę wdrożenia.

Wdrożenie aplikacji ERP z IDE jest nieporównywalnie bardziej skomplikowanym procesem od wdrażania systemów zamkniętych. Poznanie poszczególnych etapów wdrożenia i jasny podział odpowiedzialności, na każdym z etapów jest kluczowym czynnikiem pozwalającym osiągnąć sukces. Bardzo ważne dla sprawnego zarządzania procesem wdrożenia jest określenie punktów kontrolnych wdrożenia i mierników kontroli jakości. Warto poświęcić czas i dokładnie sprawdzić szablony dokumentacji wdrożeniowej. Prawidłowo dobrana metodyka posiada logicznie ułożone etapy wdrożenia,  z jasno wyspecyfikowaną odpowiedzialnością dostawcy i klienta za poszczególne zadania i terminy ich wykonania. Oceniając dokumentację wdrożeniową należy sprawdzić czy odpowiada stosowanym standardom (analiza FRD, GAP/FIT),czy jest czytelna, oraz czy jej przygotowanie nie jest zbyt pracochłonne. Wydajność zintegrowanego środowiska rozwoju i doświadczenie dostawcy systemu najłatwiej sprawdzić zlecając ,w ramach zapytania ofertowego, wykonanie prototypu procesu, który jest strategiczny dla firmy. Jakość i czas wykonania prototypu pozwoli nam najtrafniej ocenić wartość oferowanego systemu oraz jego dostawcę.

Podsumowując, w przypadku zamkniętego systemu ERP o jego wyborze powinna decydować funkcjonalność i cena aplikacji.

W przypadku systemu posiadającego IDE podstawowe kryteria wyboru to:

• Wydajna i optymalna platforma ERP (elastyczność, rozwój, bezpieczeństwo),
• Dobrze dobrana metodyka wdrożenia,
• Doświadczenie dostawcy,
• Funkcjonalność bazowa - standardowa,
• Cena.